‘Verpletterend’. ‘Amateurisme!’ Dat kopten de kranten na het kraanongeluk in Alphen aan den Rijn. De ware toedracht is nog onduidelijk, maar waarom werd het werkgebied niet ontruimd? En zo zijn er meer organisatorische maatregelen die je kunt treffen om risico’s te beperken, stelt risicodeskundige Raymond van der Heide van Interpolis.
Naast technische maatregelen kunnen bedrijven ook een heel scala aan organisatorische maatregelen treffen. Uiteenlopende maatregelen die gaan over het maken van afspraken en het nakomen daarvan. Op beide punten schort het daar nog vaak aan, is mijn ervaring. Herkent u dat?
Goed risicomanagement begint met het maken van waterdichte afspraken. Wie checkt regelmatig of de vluchtwegen in het bedrijfspand vrij zijn? Wie controleert maandelijks de brandmeldinstallatie? Kennen alle medewerkers, ook de nieuwkomers, de veiligheidsregels? Deze afspraken zijn op ieder niveau van de organisatie van belang, van directie tot werkvloer.
Papier is geduldig
Uiteraard is het verstandig deze afspraken samen te bespreken en op te schrijven. Zodat ieders verantwoordelijkheden duidelijk zijn en de risico’s maximaal worden teruggedrongen. Maar papier is geduldig. De werknemers nemen er kennis van, waarna ze vaak ongemerkt terugvallen in hun oude gedrag.
Je kan dus maatregelen treffen zoveel je wilt, maar dat heeft pas zin als alle medewerkers die maatregelen goed en consequent blijven uitvoeren. Dat moet vast onderdeel worden van de bedrijfscultuur. Herhalen, herhalen, herhalen is mijn advies. Gebodsborden (dus géén verbodsborden) die aangeven wat wél mag, kunnen hierbij goed helpen.
Interne communicatie cruciaal
Daarbij geldt ook een praktische kanttekening: als je teveel zaken op papier vastlegt, nemen mensen dat als uitgangspunt; zelf logisch nadenken is er niet meer bij. Ook dat is risicovol! Stimuleer medewerkers dus om zich uit te spreken, bijvoorbeeld als ze zien dat processen veiliger of efficiënter kunnen.
En organiseer dat afdelingen onderling ook goed met elkaar communiceren: een eilandjescultuur werkt risico’s in de hand. Goede interne communicatie is cruciaal.
Check de werkprocessen
Neem een fabriek. Daar liggen de interne werkprocessen, en daarmee de routing van goederen, vaak al jaren vast. Vaak is die routing niet (meer) optimaal. Hoe kom je daar achter? Loop eens met een vakgenoot, een medewerker van een andere afdeling of een externe risicoadviseur door de fabriek.
Check de routing van de werkprocessen. Die is vrijwel nooit optimaal. Vaak verrichten de werknemers teveel onnodige handelingen. Dat kost niet alleen tijd en dus geld; het vergroot ook de kans op schades. Zo staan goederen vaak ‘even’ in een looppad.
Communiceer daar intern over. Geef geen uitbrander aan de slordige werknemer die ze daar heeft neergezet maar denk na over het waarom: dacht deze werknemer niet na, of had hij haast vanwege een te hoge werkdruk? Bedenk daarbij dat goed gedrag belonen effectiever is dan slecht gedrag bestraffen (een schouderklopje doet al heel veel).
Vraag niet wie dit zo heeft gemaakt, maar waarom.
Kijk naar de basisoorzaken
Ook orde en netheid kan je zien als een uiting van een organisatorische maatregel. En ook hier moet je goed kijken naar de basisoorzaken als het mis is. Het parkeerterrein bij een bedrijf geeft vaak al een eerste indicatie: staan de auto’s van de werknemers schots en scheef geparkeerd of netjes in de parkeervakken? Hoe zijn grondstoffen en goederen opgeslagen op het bedrijfsterrein?
Een andere indicatie van orde en netheid krijg ik als ik met de directeur een rondje maak door zijn fabriek: wil hij dat ik de verplichte veiligheidshelm opzet of die veiligheidsschoenen aandoe? Of laat hij het voor het gemak ‘maar even zitten’? Gevaarlijk, want juist de baas moet altijd het goede voorbeeld geven!
Betrek de werkvloer bij een verbouwing
Bij verbouwingen of nieuwbouw hebben gemaakte keuzes vaak vergaande gevolgen voor het risicomanagement binnen een bedrijf. Vaak hoor ik na zo’n verbouwing: ‘We voldoen hier nu aan het Bouwbesluit en dús is het goed’.
Niets is minder waar. De wetgever kijkt naar vluchtveiligheid, niet naar bedrijfscontinuïteit. Natuurlijk is het essentieel dat bij een brand werknemers een veilig heenkomen vinden, maar wat als vervolgens je bedrijfspand afbrandt? Ondernemers weten dat een bedrijfsstilstand van enige dagen al funest kan zijn voor de bedrijfsvoering.
Werk dus met een ervaren architect, betrek mensen van de werkvloer bij de bouwplannen en vraag ook uw verzekeraar om advies. Zo kunt u organisatorische maatregelen treffen die mogelijke schade beperken of voorkomen.
Raymond van der Heide is risicodeskundige van Interpolis. In een reeks bijdragen laat hij bedrijven zien hoe ze doordacht kunnen omgaan met risico’s. Interpolis is partnerexpert van Z24.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl